Voorbereiding meeting bestuur 12/3/2021

Voorbereiding vergadering 12 maart 2021
KAA Gent – SOSonsGantoise

Inleiding

De brief “Geluk dwing je af” was een harde, eerlijke analyse die pleitte voor een visie en een sterkere band tussen KAA Gent en haar supporters.

Het doel was samen KAA Gent en de Gantoise beter te maken.

Sindsdien is er tweemaal met het bestuur van KAA Gent overlegd. Een derde overleg is gepland op 12 maart 2021. De eerste afspraak was een kennismaking, de tweede vooral een repliek vanuit het bestuur van KAA Gent op bepaalde zaken die de brief vermeldde.
Voor ons is daarmee een hoofdstuk afgesloten. De brief is besproken, nu rijst de vraag hoe en in welke mate er naar de toekomst gewerkt wordt.
SOSonsGantoise streeft er immers naar om eerlijk, transparant en opbouwend te zijn. Uiteindelijk en au fond is onze wens dat onze opmerkingen en vragen een sterkte voor de club zullen blijken te zijn. Een kans.

Met dat doel voor ogen is als voorbereiding op het overleg van 12 maart het bestuur van KAA Gent een reeks vragen bezorgd.

Vragenlijst

Sommige vragen relateren aan het verleden, andere niet. Allen wijzen ze richting de toekomst. De aard kan ook verschillen. Sommige vragen leggen de nadruk op structurele aanpak op termijn, op lessons learned, andere vragen zijn concreter.

Alle vragen zijn een weergave van wat er onder supporters leeft. Zo komen we tegemoet aan de wens van het bestuur om te weten wat er onder supporters leeft.

We hebben respect voor het gelopen parcours van voorzitter Ivan De Witte en manager Michel Louwagie. Dat staat buiten kijf. We zullen echter over niet alles akkoord gaan. Zo is het leven. Een zaak waar we enigszins anders tegenaan kijken is de tijdspanne. De ijkpunten voor de open brief waren de verhuis naar het nieuwe stadion en vooral het titeljaar en de vijf jaren die daar op volgden. We hebben altijd die periode in het achterhoofd, eerder dan een jaar, hoezeer dat ook tegenvalt. We kijken ook vijf jaar vooruit, al zou het mooi zijn mocht de club al eerder uithalen, in 2025, wanneer KAA Gent 125 jaar bestaat.

We verwachten niet dat de vragen die wij stellen onmiddellijk beantwoord kunnen worden. We hopen wel dat (de discussies over) de antwoorden de weg kunnen wijzen naar een plan van aanpak dat KAA Gent sterker maakt.

Een audit als instrument

We zien onze vragen als wegwijzers voor een audit.
We menen dat een interne en externe audit van KAA Gent goed zou doen.

We zien een audit niet als een speurtocht naar fouten, een “j’accuse”. We zien het als een middel tot zelf-evaluatie. Zichzelf een spiegel voor houden kan een organisatie uitdagen, positioneren, een sense of purpose geven en sterker maken.

SOSonsGantoise gaat de contouren van die opdracht niet bepalen. We zijn ook geen experten ter zake. Daar zijn bedrijven voor. Wel pleiten we sterk voor een audit die de volledige organisatiebeheersing onder de loep neemt. Die oog heeft voor aspecten zoals structuur, cultuur, processen, doelstellingen, communicatie, belanghebbenden, en zich niet beperkt tot het financiële. Een audit op alle niveaus toont de club – wars van alle persoonlijke meningen waar de kansen en de noden liggen. Vandaar dat onze vragen over verschillende thema’s zijn verdeeld. We lijsten ze hieronder gebald op.

Zo’n brede aanpak kan KAA Gent wapenen in de snel evoluerende, uitdagende omgeving waarin de club opereren moet: COVID-19, BeneLiga, buitenlands eigenaarschap, RSZ-hervormingen, lopende rechtszaken…

Een grondige analyse is een grote uitdaging. Het vergt tijd, geld en inspanningen. Het rendeert evenwel op vele vlakken. Een lenige, fijn gestemde organisatie met een duidelijk doel en gezicht doorstaat niet alleen beter de storm, het verhoogt – volgens ons – ook de kans op (sportief) slagen. Het kan ook een factor zijn om potentiële investeerders te overtuigen.

Het kan een legacy zijn.

COBW

SOSonsGantoise – VRAGENLIJST

1. Op voorgaande vergaderingen is verschillende keren gezegd dat er terechte/goede zaken in de open brief staan. Welke zijn dat en welke stappen zijn op dat vlak genomen of gepland?

2. Is er een evaluatieproces binnen KAA Gent? Is er een cyclus van Plan, Do, Check en Adjust (PDCA)? Is er een systeem om zowel uit successen als uit fouten te leren?

3. Doelstellingen

3.1. Is de missie van KAA Gent nog up to date?

3.2. Wat is visie van KAA Gent?

3.3. Wat zijn de waarden van KAA Gent?

3.4. Wat is het DNA van KAA Gent?

3.5. Hoe wordt het DNA van KAA Gent bewaakt?

3.6. Wat is de plaats van de jeugdwerking binnen de doelstellingen en het DNA van KAA Gent?

4. Belanghebbenden management

4.1. Welke initiatieven neemt KAA Gent om een band met haar supporters op te bouwen en aan te voelen wat gevoelig ligt (traditie, beleving)?

4.2. Welke initiatieven neemt KAA Gent om haar respect voor ex-spelers kenbaar te maken?

4.3. Welke initiatieven neemt KAA Gent inzake supportersparticipatie?

4.4. Hoever ziet KAA Gent participatie van supporters reiken?

4.5. Kunnen de supporters adviseren, co-produceren?

4.6. Staat KAA Gent open voor een verankerde supportersvertegenwoordiging?

4.7. Heeft KAA Gent een adequaat systeem om meldingen/klachten/opmerkingen te registreren, te behandelen en op te volgen?

4.8. Wordt de feedback van supporters, sponsors, organisaties gebruikt om de werking te optimaliseren?

4.9. Vragen over het stadion (beleving)

  • De gracht
  • Is er een analyse gemaakt van de uitbreiding van de Ghelamco Arena (verlagen veld en 5000 zitjes in de gracht)?
  • Wat staat die uitbreiding concreet in de weg?
  • Over welke termijn ziet KAA Gent de uitbreiding uitvoerbaar?
  • De “naming rights” van de Ghelamco Arena lopen af binnen twee jaar. Wil de club de naam van het stadion opnieuw commercialiseren?
  • Omwille van de COVID-19 epidemie geldt er sinds 16 oktober 2020 een rookverbod in de voetbalstadions. Zal KAA Gent dat rookbeleid definitief aanhouden als dit specifiek verbod vervalt?

5. Organisatiestructuur/processen

5.1. Is de huidige structuur van KAA Gent optimaal om aan de uitdagingen waar de club zich mee geconfronteerd ziet, weerstand te bieden?

5.2. Is de huidige structuur en cultuur van de club optimaal afgestemd op de doelstellingen die de club wil bereiken?

5.3. Wordt het potentieel dat aanwezig is binnen de club optimaal benut?

5.4. Is het organigram duidelijk?

5.5. Transfers

  • Welke stappen onderneemt KAA Gent om een beslissing over een transfer te objectiveren?
  • Welk proces waakt erover dat transfers passen in het sportief plan van de club en niet omgekeerd?
  • Welke stappen onderneemt KAA Gent om de transfers beter te kaderen en er beter over te communiceren?
  • Hoe kan KAA Gent ervoor zorgen dat de opbrengst van uitgaande transfers in lijn ligt met die van andere G5-ploegen?

5.6. Hoe ziet KAA Gent de rol van de toekomstig algemeen bestuurder? Gebeurt deze aanstelling via een objectieve externe procedure?

5.7. Externe investeerder/bestuursoverdracht

Wat gaat er gebeuren met het aandelenpakket dat in handen is van de voorzitter en de algemeen bestuurder?

6. Financieel management

6.1. Wat is de impact van corona op KAA Gent en in welke mate is de club voorbereid op politieke beslissingen (RSZ)?

6.2. Riskeert KAA Gent als CVBA met sociaal oogmerk geen problemen met de fiscus, zoals KRC Genk?

6.3. Draagt de aard van bepaalde bonussen niet inherent een conflict met zich mee.

6.4. Hoeveel makelaarsvergoedingen betaalt AA Gent op jaarbasis uit?

7. Communicatie

7.1. Heeft KAA Gent een duidelijk beeld van hoe zij met haar respectievelijke belanghebbenden wil communiceren? Hoe ze de communicatie naar supporters en andere belanghebbenden wenst te verbeteren?

7.2. Heeft KAA Gent een communicatieplan om dat te realiseren?

7.3. Is de communicatiecel voldoende uitgebouwd om dat te realiseren?

7.4. Ziet KAA Gent communicatie als een belangrijk middel om de naambekendheid van KAA Gent (en het eigenzinnig karakter van de Gantoise) verder te doen reiken?

7.5. In welke mate wil KAA Gent inzetten op nieuwe mediatendensen en -middelen om KAA Gent te doen groeien?